Átirányítás: forró telekommunikációs téma a nyárra

Tombol a kánikula és ürülnek a munkahelyek – mindenki jól megérdemelt szabadságát tölti előbb vagy utóbb. Az örömhöz azonban feladatok is társulnak: vállalkozásunk folyamatos elérhetőségét biztosítanunk kell a nyári szabadságok ideje alatt is.

Ehhez szeretnék hasznos segítséget nyújtani ebben a bejegyzésben.

Az egyéni és kisvállalkozások számára általában ilyenkor sem marad más megoldás, mint, hogy ők maradjanak elérhetőek, akárhol is vannak. Ennek érdekében telefonszolgáltatásunkhoz beállíttathatunk a szolgáltatóval  fix átirányítást pl. mobil telefonunkra. Ha rendelkezünk a megfelelő IP telefonkészülékkel, akkor magunk is beállíthatjuk az átirányítást a készüléken, így hívásainkat akár a medence partról is lebonyolíthatjuk: semmi pánik, az üzlet nem áll meg:)

Sok kisvállalat, vagy akár nagyobb cég szervez fix leállást egy vagy két nyári hétre, augusztusban pedig szolgáltatók, boltok is sokszor  bezárnak, hogy így oldják meg a pihenést. Ebben az esetben az átirányítás mellett jó ötlet lehet a „zárva tartás” alkalmazása. Ezt akkor tudjuk megtenni, ha van IVR rendszerünk. A „zárva” időszakra így gyakorlatilag egy teljesen új IVR ágat lehet felépíteni, virtuális telefonközpontunk menüjében, külön hangbemondással. Ha nem csak azt szeretnénk bemondani, hogy nem vagyunk nyitva, más lehetőségeink is vannak: a „zárva” szöveg mellett erre az ágra beállíthatunk külön kapcsolási logikát pl. átirányítással egy másik, nyitva tartó egységhez, vagy akár egy ügyeleti mobil telefonszámra. Megoldhatjuk pl. azt, hogy vidéki kereskedelmi/termelő egységünk zárva tartási idejére a központi ügyfélszolgálatot érjék el ügyfeleink.

Korábban már írtunk a hívócsoportokról is, mely a szabadságolások ideje alatt ugyanolyan hasznos társ lehet, mint a távmunkában dolgozó kollégáknál vagy ügyeletek, támogató területek esetében. A hívócsoportok esetében az egyik megoldás az, hogy a csoportban lévő mellékek egyszerre kerülnek csörgetésre, így mindig az a kolléga tudja felvenni a telefont, aki elérhető. Ha tehát Józsi Hajdúszoboszlón pihen, akkor Béla kolléga kezelheti a szervíz-hívásokat. A másik megoldás, hogy a hívócsoporton belül egy csengetési és eszkalációs logika kerül beállításra, tehát alapesetben a hívások például Évához, a projekt-team asszisztenséhez kerülnek, de ha ő nem elérhető, akkor a projekt tagok is sorban megcsörgetésre kerülnek, majd végül a hívás a projekt vezető mobil telefonszámára kerül kapcsolásra.

Az igazán jól szervezett, bonyolult működési struktúrával rendelkező cégeknél ez sem lehet elég: akár 50-100 párhuzamosan dolgozó kolléga szabadságai, eltérő munkarendje, folyamatosan változó jelenléte és elfoglaltsága mellett is meg kell oldani, hogy a hívások mindig az adott téma legkompetensebb szakértőjéhez kerüljenek. Természetesen nem kívánhatjuk, hogy valamennyi munkatársunk nyaralás közben is folyamatosan az e-mailjét nézegesse, vagy a telefont kapkodja városnézés közben: hova is lenne akkor a HR-szemlélet?Néhány hónappal ezelőtt bevezetett rendszerünk már megoldást nyújt erre a problémára is. Ennek alapja egy webes hozzáférésű felület, ahol adott – egyedi vagy rendszeresen ismétlődő – időszakokra állíthatjuk be a kapcsolási logikát virtuális IP telefonközpontunkhoz (VIPeX) kapcsolódóan az egyes mellékekre, hívócsoportokra. Ennek segítségével mindenki elérheti a céget, még akkor is, ha sok munkatársunk tölti jól megérdemelt szabadságát.

Ezt a cikket a medence partról írtam, mert András felhívott, hogy itt az ideje egy új bejegyzésnek. No jó: ebben kicsit füllentettem, de minden más úgy van, ahogy leírtam. Ha titeket is érdekelnek ezek a megoldások, bátran hívjatok, mindenhonnan felveszem:)

Zsolt