Bár az idén nyár talán egy kicsit másképp lesz nyár mint az eddigiek, ahogy a hőmérő higanyszála egyre többször emelkedik 30 fok fölé, úgy nő a vágy bennünk egy kis szabadságra, lazulásra, a folyópartra vagy egy eldugott kis faluba, netán – a bátrabbaké – a tengerhez.  Ismét ideje összefoglalni, milyen megoldások vannak a telekommunikációs rendszerek felkészítésére a nyári szabadságokra.

Az egyéni és kisvállalkozások számára általában ilyenkor sem marad más megoldás, mint, hogy ők maradjanak elérhetőek, akárhol is vannak. Ennek érdekében telefonszolgáltatásunkhoz beállíttathatunk a szolgáltatóval fix átirányítást pl. mobil telefonunkra. Ha rendelkezünk a megfelelő IP telefonkészülékkel, akkor magunk is beállíthatjuk az átirányítást a készüléken, így hívásainkat akár a medence partról is lebonyolíthatjuk.

Sok kisvállalat, vagy akár nagyobb cég szervez fix leállást egy vagy két nyári hétre, augusztusban pedig szolgáltatók, boltok is sokszor bezárnak, hogy így oldják meg a pihenést. Ebben az esetben az átirányítás mellett jó ötlet lehet a „zárva tartás” alkalmazása. Ezt akkor tudjuk megtenni, ha van IVR rendszerünk. A „zárva” időszakra így gyakorlatilag egy teljesen új IVR ágat lehet felépíteni a VIPeX menüjében, külön hangbemondással. Ha nem csak azt szeretnénk bemondani, hogy nem vagyunk nyitva, más lehetőségeink is vannak: a „zárva” szöveg mellett erre az ágra beállíthatunk külön kapcsolási logikát pl. átirányítással egy másik, nyitva tartó egységhez, vagy akár egy ügyeleti mobil telefonszámra. Megoldhatjuk pl. azt, hogy vidéki kereskedelmi/termelő egységünk zárva tartási idejére a központi ügyfélszolgálatot érjék el ügyfeleink.

A hívócsoport szabadságolások ideje alatt ugyanolyan hasznos társ lehet, mint a távmunkában dolgozó kollégáknál vagy ügyeletek, támogató területek esetében. A hívócsoportok esetében az egyik megoldás az, hogy a csoportban lévő mellékek egyszerre kerülnek csörgetésre, így mindig az a kolléga tudja felvenni a telefont, aki elérhető. A másik megoldás, hogy a hívócsoporton belül egy csengetési és eszkalációs logika kerül beállításra, tehát alapesetben a hívások például a projekt-team asszisztenséhez kerülnek, de ha ő nem elérhető, akkor a projekt tagok is sorban megcsörgetésre kerülnek, majd végül a hívás a projekt vezető mobil telefonszámára kerül kapcsolásra.

Az igazán jól szervezett, bonyolult működési struktúrával rendelkező cégeknél ez sem lehet elég: akár 50-100 párhuzamosan dolgozó kolléga szabadságai, eltérő munkarendje, folyamatosan változó jelenléte és elfoglaltsága mellett is meg kell oldani, hogy a hívások mindig az adott téma legkompetensebb szakértőjéhez kerüljenek. Naptár modulunk megoldást nyújt erre a problémára is. Ennek alapja egy webes felület, ahol adott – egyedi vagy rendszeresen ismétlődő – időszakokra állíthatjuk be a kapcsolási logikát virtuális IP telefonközpontunkhoz (VIPeX) kapcsolódóan az egyes mellékekre, hívócsoportokra. Ennek segítségével mindenki elérheti a céget, még akkor is, ha sok munkatársunk tölti jól megérdemelt szabadságát.

Menjetek idén is nyaralni – legalább belföldre néhány napot – és szervezzétek meg hatékonyan az irodai munkát a szabadságos időszakra.

Anita