VIPeX rendszerünk várakozó sor funkciójának segítségével hatékonyabbá teheted a bejövő hívásaid fogadását. Ezáltal ügyfeleid is kevesebbet várakoznak majd, és okos beállításokkal a telefonközpont terhelését is csökkentheted. 

Kisvállalkozásként sokat szenvedtek azzal, hogy nincs meg a megfelelő mennyiségű ember az ügyfelektől érkező hívások fogadására? Több kolléga más területen is dolgozik, esetleg nem érhető el teljes munkaidőben? Az ügyfelek vélhetően hosszú perceket várakoznak, sokan ezalatt pedig esetleg inkább más megoldást keresve a konkurenciához mennek? A helyzet nem egyszerű, de erőforrásaid megfelelő menedzselésével és okos megoldásokkal sokat javíthatsz rajta mind ügyfeleid, mind kollégáid számára. Ebben segít neked VIPeX rendszerünk várakozó sor (queue) funkciója.

A várakozó sor funkció lehetővé teszi, hogy az ügyfelek hívásait a rendszer sorrendbe helyezze és beérkezés szerint kapcsolja őket a kollégáknak. Ha emellett kollégáidat hívócsoportba rendezed, akkor a várakozó sor végig kapcsol az összes melléken, mindig az elérhető munkatárshoz kapcsolva be a hívást. A timeout funkció pedig azt is lehetővé teszi, hogy az ideiglenesen nem elérhető kollégákhoz kapcsolt hívások rövid időn belül visszakapcsolódjanak a rendszerbe, az ügyfél pedig ugyanúgy a hívósor elejére kerüljön vissza.

Könnyű átlátni, hogy egy ilyen megoldás mennyivel egyszerűbbé teheti az életet mindenkinek. Ha az ügyfél egyértelmű üzenetet kap a várakozó sor működéséről, tudja, hogy a rendszer rövidesen kapcsolja őt egy kollégához és türelmesebben várakozik majd. Mivel a várakozó sor adott esetben több ügyfélszolgálatos kolléga mellékén is végig pörgeti a beérkező hívást, vagy talál egyből szabad munkatársat, vagy valaki gyorsabban válik elérhetővé mint alapesetben, csökken tehát a várakozási idő.

Ráadásul az ügyfélnek ezt sem kell feltétlen “haszontalanul” töltenie. Alapvetésként kezeljük, hogy az ügyfél a várakozás alatt valamilyen kellemes zenét hallgat, de miért ne kaphatna ezalatt tájékoztatást mondjuk más szolgáltatásokról, épp futó céges promóciókról vagy arról, milyen egyéb úton veheti fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal? Remélhetőleg a várakozó sor gyorsan kapcsolja, de az ideje addig sem telik feleslegesen.

Ha hasonló ügyfélmenedzselési problémáid vannak, de kicsit több kollégával dolgozol, akkor különböző hívócsoportok beállításával a rendszer ráadásul tovább finomítható. A várakozó sor ebben az esetben is garantál minden felsorolt opciót, azzal az extra előnnyel, hogy munkatársaidat jobban tudod szakosítani a beérkező hívásokra, ezáltal pedig ha az ügyfél várakozik is valamelyest a hívósorban, visszanyertnek érzi az idejét a gyors és szakképzett választ hallva.

Látható tehát, hogy a várakozó sor több szempontból teheti könnyebbé a bejövő hívások kezelését. Ezáltal gyorsabb választ garantál az ügyfeleknek és kisebb terhelést a kollégáknak akkor is, ha csak pár, közben esetleg mással is foglalkozó munkatársad áll rendelkezésre a feladatra.

Anita