Bár az Opennetworks már több éve elektronikusan küldi meg ügyfeleinek a számlát, mostanában ismét felmerült néhány kérdés, ami miatt úgy gondoltuk, jó lenne visszatérni erre a kérdéskörre. Így most – új bloggerként – összefoglalom mit kell tudni az e-számláról.

Mi is ez?

Az elektronikus számla fogalmát az ÁFA Törvény határozza meg. 
Neked erről azt kell tudni, hogy az elektronikus számla egy olyan elektronikus dokumentum, mely formáját és tartalmát tekintve megfelel a törvényi előírásoknak, ezért a papír alapú számlával egyenértékű. Ezt a számlát a vonatkozó jogszabályok alapján minden hatóság – különös tekintettel a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) – elfogadja, tehát nincs is szükséged semmilyen más pénzügyi bizonylatra. Az elektronikus számla tartalmazza a számlát és az Általános Szerződési Feltételeink szerinti Tételes Számlamellékletet. A PDF dokumentum a számla NAV által adatszolgáltatás céljára jóváhagyott XML változatát is tartalmazza.

Mikor? Hova? Hogyan?

Az elektronikus számlát ügyfeleink részére különböző időpontokban küldjük meg, attól függően, hogy milyen fizetési módot és szolgáltatástípust választottál. Előre fizetett (prepaid vagy „feltöltőkártyás”) szolgáltatás és bankkártyás vagy paypal fizetés esetén a számlát – sikeres befizetés esetén – gyakorlatilag a fizetést követően azonnal elküldjük. Előre fizetett (prepaid vagy „feltöltőkártyás”) szolgáltatás és banki átutalással történő fizetés esetén a számlát akkor küldjük meg, ha az átutalt összeg bankszámlánkon jóváírásra kerül.

Utólag fizetett (postpaid vagy „havidíjas”) szolgáltatás esetén a számlát számlázási ciklusod lezárását követően (pl. havi rendszerességgel, minden hónap 14-én) küldjük el. A számlázási ciklus induló és záró napja attól függ, mikor lépett hatályba a szerződésed. Az elektronikus számla arra az e-mail címre kerül megküldésre, melyet „pénzügyi kapcsolattartó”-ként megjelöltél.

Hogyan, meddig őrizzem meg az e-számlát?

Egy esetleges ellenőrzéskor a NAV részére az e-számlát kell bemutatni elektronikus formában. Ezért kérjük, hogy az elektronikus számlát mentsd számítógépedre vagy a cég belső hálózatára és őrizd meg! Sokan éppen azért elutasítóak az elektronikus számlával kapcsolatban mert úgy gondolják, hogy ehhez egy bonyolult elektronikus – iktatási, tárolási, visszakeresési – rendszer szükséges. De nem: akár a kinyomtatott számlának adj iktatószámot és ugyanezen néven mentsd le egy elérhető helyre, úgy jó lesz. A számla megőrzésének időtartamára, kezelésére ugyanazok az előírások vonatkoznak, mint a papír alapú számlára.

Kinyomtathatom és papíron is eltehetem az e-számlát?

Természetesen kinyomtathatod az e-számlát és úgy is elteheted vagy eljuttathatod könyvelődnek. A feldolgozásra, kontírozásra is használhatóak ezek a papír alapú példányok. Kérjük, vedd azonban figyelembe, hogy egy esetleges ellenőrzéskor a NAV részére az e-számlát kell bemutatni elektronikus formában. Ezért az elektronikus számlát feltétlenül mentsd le és őrizd meg és – amennyiben a könyvelési anyagokat könyvelő cég kezeli és őrzi – számukra is juttasd el.

Mi történik, ha a könyvelőm azt mondja, hogy neki csak a papír alapú számla jó?

Kérjük, jelezd könyvelődnek, hogy az érvényes jogszabályok alapján az elektronikus számla abban a formában, ahogy azt megküldjük, teljesen egyenértékű a papír alapú számlával és ezért papír alapú számlára nincs szükség. Egyre több szolgáltató és cég tér át erre a számlázási módra, így nagyon hasznos, ha az e-számla kezelésének módja cégednél is kialakításra kerül.

Kati