Ritkán dicsekszem azzal, hogy milyen jó és egyszerűen kezelhető megoldásokat kínálunk Nektek. Most viszont el kell, hogy mondjam, hogy a közelmúltban megvalósított – VIPeX virtuális telefonközpontunkhoz igényelhető – ütemezett átirányítás szolgáltatásunk a legbonyolultabb ügyeleti rendszerben működő cégek igényeit is kielégíti. Ráadásul egyszerűen beállítható és rugalmasan változtatható. Büszkék vagyunk rá így részletesen is megmutatjuk, hogy mire jó és hogyan működik.

Mire jó az ütemezett átirányítás?

A telefonközpontokban a megfelelő híváslogika beállításával elérhetjük, hogy a változó munkarend ne zavarja ügyfeleinket. Ha például egy szépségszalon vagyunk, akkor megoldható, hogy nyitvatartási időben kapcsoljuk a recepciót, ahol pácienseink időpontot kérhetnek, zárva tartási időben pedig automata (IVR) tájékoztassa a szépülni vágyókat arról, hogy nem tudnak időpontot kérni és hívjanak később.

Így azonban biztos, hogy lesznek olyan telefonálók, akiket elvesztünk, mert nem tudnak időpontot foglalni. „Ravaszabb megoldás”, ha zárva tartás esetén átirányítjuk a bejövő hívásokat mondjuk az egyik kollégánk mobil telefonjára. Igen ám, de mi van, ha ezzel nem szeretnénk naponta foglalkozni? Ekkor már jó, ha van egy felület, ahol be tudjuk álltani, hogy zárás után a telefon hova csörögjön ki. Tovább bonyolódik a helyzet, ha nem minden nap ugyanakkor zárunk. Így már egészen biztosan ideális nekünk, ha beállíthatjuk, hogy hétfőnként este hat után, szombaton viszont már kettőtől csörögjön a mobilon a hívás. Sőt, ha nem szeretnénk, hogy minden nap ugyanaz a kolléga legyen ügyeletben, akkor megadhatjuk, hogy hétfőn Julika, kedden Marika, szerdán Katika és így tovább.

De ezzel még nem merül ki a lehetőségek tárháza! Ha pl. van egy kolléganőnk, aki kettőig van bent félállásban és három rendszergazda kollégánk, aki viszont ügyfelekhez jár ki és nincs bent kettő és hat között, akkor beállíthatjuk, hogy munkanapokon kettő és hat között a három kolléga által alkotott „hívócsoportban”, kollégáink Bria Enterprise mellékén csörögjön a hívás, így az veszi fel a telefont, aki éppen nem hasal az asztal alatt a vezetékekkel bajlódva.

Sőt: ha más beállításokra lesz szükségünk – pl. szabadságolás vagy egy ünnepi nyitvatartás vagy akár egy váratlan szombati munkanap kapcsán – akkor az adott napra úgy írhatjuk felül ezt az eredeti logikát, hogy az csak az adott napon vagy akár az adott fél órában működik másképp, azután pedig visszaáll az eredetileg beállítottra. Ha tehát az ügyeletesnek váratlanul el kellett menni egy fontos megbeszélésre, akkor is csöröghet helyette valaki másnál a telefon, így nem vész el egyetlen hívás sem. Ha pedig végképp senki nem elérhető akkor irányíthatjuk a hívásokat pl. az IVR-ba a visszahívás kérő menüponthoz.

Nincs tehát olyan bonyolult cégműködési struktúra, ügyeleti rendszer, vagy hirtelen jött erőforrás kiesés, amit ne lehetne az ütemezett átirányítás megoldásunkkal kezelni.

Hogyan működik?

Az ütemezett átirányítás megoldásunkat használó ügyfeleink VIPeX felületükön, egy külön menüpontban érik el ezt a szolgáltatást. Ha az adott – beállítást végző – kollégának csak bizonyos mellékekre van korlátozva a hozzáférése a VIPeX felületen, akkor az átirányítható mellékek listája is e szerint szűkül. Az átirányítható mellékeket, valamint a célszámokat és címkéit az alábbi ábrán piros dobozok) az Opennet a szolgáltatás üzembe helyezésekor állítja be az ügyfél rendelkezései alapján, így azok már ezen beállítások szerint jelennek meg a felületen. A célszámok – az ügyeleti rendszer működése szerint – lehetnek például:

• mobil telefonszámok vagy Bria Enterprise mellékek – ha ügyeleti időben egy-egy kollégának kell majd felvenni a telefont,
• hívócsoport mellékek – ha fontos, hogy több kolléga közül az éppen elérhető vegye fel a telefont,
• IVR ágak – pl. hétköznap, éjszakai ügyelet, ünnepnap, teljes üzemszünet – ha összetettebb rendszerekben az egyes napokon, napszakokon más-más történik és ehhez még külön IVR ágakat érdemes kialakítani (pl. hétköznap munkaidőben választott asszisztens kapcsolása, munkaidő után ügyeletes kapcsolása, hétvégén ügyeletes rendelő kapcsolása, ünnepnapokon üzenet hagyás).

A felületen kétféle nézetet érhetünk el: “Napi ütemezés” és “Dátum szerinti ütemezés”. Mindkét nézetben fél óra a legkisebb beállítható intervallum, e szerint vannak cellákra osztva a naptárak.

Napi ütemezés

Ebben a nézetben a naptár képen a hét napjait látjuk az oszlopokban, dátumokat nem. Az adott napra beállított átirányítás minden hétre érvényes lesz, hacsak az adott dátumra a dátum szerinti nézetben nincs más átirányítás beállítva.

Dátum szerinti ütemezés

Ebben a nézetben konkrét dátumra tudunk átirányítást beállítani, ami minden esetben felülírja azon a napon, a beállított időintervallumban a napi ütemezésben beállítottakat. A következő ábrasoron bemutatott átirányítás tehát azt jelenti, hogy 2019 február 20-án, szerdán, 4:00-tól 5:59-ig az én mobilomra történt átirányítás , felülírva a napi ütemezésben szerdákra, ugyanerre az időintervallumra beállított, 400-as hívócsoportra történő átirányítást. A felülírás természetesen csak a 4:00-5:59-ig terjedő időszakra vonatkozik és mivel a napi ütemezésen 4:00-8:59-ig van beállítva a 400-as hívócsoport, 6:00-tól 8:59-ig arra fog megtörténni az átirányítás. Amennyiben a dátum szerinti ütemezésben más szerdákra nincs beállítva semmi, akkor azokra a teljes, napi ütemezés szerinti, 4:00-8:59-ig terjedő időszakra a 400-as hívócsoportra él az átirányítás.

 

A megfelelő mellékek dobozának megfelelő időpont fölé történő húzásával, majd annak tágításával/szűkítésével vagy mozgatásával áthelyezhető, növelhető/csökkenthető az átirányítás időpontja és időtartama. Az átirányítást törölni úgy tudjuk, hogy az adott dobozt a fenti módszerrel megfogjuk és a kuka ikon fölé húzzuk. Amikor a kuka színe pirosra változik, akkor engedjük el, ezzel eltűnik a doboz és az átirányítás törlődik. A felületen beállítottakat egy 5 percenként futó script elemzi és aktiválja a megfelelő átirányítást vagy törli, amit törölnie kell. Ez egyben azt is jelenti, hogy módosítani akkor is lehet egy átirányításon, ha már éppen az adott időintervallumban vagyunk, a módosítás így is 5 percen belül aktiválódni fog.

Reméljük ezzel a részletes bemutatóval sikerült meggyőzni Titeket arról, hogy milyen egyszerűen kezelhető akár a legösszetettebb munkaidő beosztás vagy ügyeleti rendszer is a VIPeX „ügyeletes zsenijével”. Ha kíváncsiak vagytok arra, hogy pontosan hogyan működne ez a Ti cégeteknél, hívjátok a sales csapatot, írjatok és kérjetek személyes bemutatót.

Imo