Az ünnepi időszak komoly terhet ró az ügyfélszolgálatokra, de legyen szó (akár AI alapú) hangbejátszásokról vagy a legmodernebb átirányítási megoldásokról, szolgáltatásainkkal idén is segíthetünk. Mutatjuk, hogyan. 

Újra itt van az ünnepi időszak, ami sokak számára az év legszebb része. Természetesen szeretjük mi is, viszont egyúttal azzal is tisztában vagyunk, hogy a kereskedelemben ez a pár hét a legzsúfoltabb, legnehezebb is mindenkinek, és nem kivételek ez alól a call centerek sem.

Múlt héten már adtunk tippeket arra, milyen módszereket követve tudjátok könnyebbé tenni ezt az időszakot, ilyenkor pedig minden apró segítség számít, és szerencsére a mi megoldásaink közt is bőven vannak olyanok,, amivel könnyebb lehet a helyzet.

Legkésőbb az első havazás láttán gondolom már mindenkit elkapott a téli hangulat, ezt pedig nem árt, ha egy ügyfélszolgálat külsőségei is tükrözik. Apróságnak tűnhet, de az ünnepi hangbejátszások tényleg segíthetnek az ügyfeleknek abban, hogy nagyobb türelemmel várják ki, amíg a rendszer tudja kapcsolni a kollégát.

Ennél viszont még fontosabb, hogy a betelefonálók minden esetben friss és pontos tájékoztatást kapjanak arról, hogy mikor és hogyan érhető el egy ügyfélszolgálat. Mivel ez az ünnepek alatt szinte naponta változhat, ehhez rengeteg új bejátszót lehet szükséges rögzíteni, ami a következő hetek forgatagában értékes időt rabol el mindenkitől. Itt jön képbe a TTS-rendszerünk.

A TTS, vagyis a text to speech technológia lehetővé teszi, hogy a céges IVR-rendszerekben az előre felmondott hangok helyettesíthetőek legyenek az AI által írott szövegből generált beszéddel. Nincs szükség felvételre, egyszerűen be kell írnunk a bejátszani kívánt szöveget a rendszerbe, az pedig legyártja ebből a szükséges szöveget.

Ugyanez a megoldás abban az esetben is tökéletes, ha ünnepi akciókról, vagy mondjuk bizonyos termékek visszaváltásának feltételeiről szeretnénk tájékoztatni az ügyfeleket. Ahelyett, hogy minden alkalommal a kollégák töltenék az idejüket ezeknek az alapvető információknak az elmagyarázásával, néhány jól elhelyezett bejátszó is megteszi, a munkatársak pedig ezalatt több problémát tudnak megoldani.

Vagyis röviden: ha bármilyen okból új bejátszásokra van szükségünk a következő hetekben, de nincs időnk ezeket a kollégákkal rögzíteni, a TTS kínálja a legegyszerűbb megoldást a problémára, szükség szerint kiegészítve a híváslogika módosításával.

Persze rendszerünknek nem ez az egyetlen funkciója, ami sokat segíthet az ünnepek alatt.

Egy modern ügyfélszolgálati rendszerben a hívásátirányítás megkerülhetetlen dolog. Ahhoz, hogy zökkenőmentesen kezelhessük ügyfeleink kéréseit, elengedhetetlen, hogy a hívások akkor és annál a kollégánál landoljanak, aki az adott pillanatban a legjobban tudja megoldani a helyzetet. Erre VIPeX felhő alapú telefonközpont rendszerünk számos megoldást – egyszerűeket és komplexebbeket egyaránt – kínál.

Azt talán mondanunk sem kell, hogy olyan alap funkciók, mint a hívásvárakoztatás, a hívástartás vagy átkapcsolás, a VIPeX rendszerében is elérhetőek. Ezek nélkül az ünnepi hajtás elképzelhetetlen is lenne.

Szintén hasznos funkció a gyorsgombokkal történő átkapcsolás. Itt a kollégák néhány előre beállított készülékgomb kombinációval oda irányíthatják a hívást, ahol a leghatékonyabban tudják kezelni az ügyfél problémáját. Ez a megnövekedett forgalom mellett óriási könnyebbség lehet.

Ahogy rendszerünk legkomplexebb megoldása (egyben kedvencünk) az ütemezett átirányítás is. Ennek segítségével beállíthatunk akármilyen bonyolult és gyakran változó híváslogikát, amivel elérhetjük, hogy az ünnepek alatt változó munkarend ne zavarja ügyfeleinket. Nem okoz gondot az sem, ha ezt napról-napra kell variálni, ahogy a hirtelen módosításokat is könnyen kezeli a rendszer.

És ha már átirányítás, rendszerünkben egy ideje már elérhető beállítás az átirányítások hívószámra szűrése. Ezzel a funkcióval a kiemelt ügyfelek, munkaidőben telefonáló családtagok, vagy épp sürgős problémával jelentkező rendszergazdák hívásai mindig a lehető leggyorsabban eljuthatnak ahhoz, akinek szánják őket.

Ezekkel a megoldásokkal tényleg minden segítséget megadunk, hogy a céges ügyfélszolgálat az ünnepek alatt is zökkenőmentesen üzemelhessen, így mindenki nyugodtan élvezhesse az év egyik legszebb időszakát. Ha érdekel, mit kínál a rendszerünk, hívd bátran kollégáinkat a +36-1-999-6000 telefonszámon!

Zsolt