A húsvét során a hatékony ügyfél-kommunikáció kihívást jelenthet, de épp olyan fontos, mint bármikor máskor az évben, a munkatársaknak pedig nehezített terepen kell helytállniuk. Eheti blogposztunkban összeszedtük, mikre érdemes ilyenkor figyelni, és mi milyen megoldásokkal tudjuk segíteni kollégáid munkáját.

Nyakunkon a húsvét, hosszúhétvége és az ünnep pihenése pedig mindenkire ráfér. Azoknak a cégeknek viszont, akik ügyfélszolgálatot üzemeltetnek, ez az időszak kihívásokat is tartogat. Az ünnep előtt rendre megnövekedő ügyfélforgalom nagy terhet ró a kollégákra, a hosszúhétvégén pedig fontos, hogy ne engedjük el teljesen az ügyfelek kezét: ha nem is vagyunk folyamatosan elérhetőek, megfelelő tájékoztatást adjunk mindenről. Szerencsére egy sor olyan megoldás van, amivel a mindez leegyszerűsíthető: most ezeket az ötleteket gyűjtöttük össze Nektek, megmutatva azt is, mi hogyan segíthetünk ezek megvalósításában.

Ügyfélszolgálati szolgáltatás ünnepnapokra

A legfontosabb kérdés ebben az időszakban, hogy az ünnepnapok variálják át a szokott zárva-, és nyitvatartási rendet. Ilyenkor az ügyfélszolgálatok bevett híváslogikája és kapcsolási rendje is megborulhat, új beállításokat kell létrehozni. Ebben segíthet a VIPeX Ünnepnapok funkciója, amiben cégedre szabhatod, pontosan melyik napokon szeretnél nyitva tartani az ünnepek alatt, az IVR híváslogikája pedig ennek megfelelően módosul.

Ünnepi híváslogika

Ha pedig már a híváslogikánál tartunk, az ünnep előtti vagy utáni zsúfolt napokban annak átalakítására is szükség lehet. Ilyenkor mindig megszaporodnak a hívások, esetleg több területet, kollégát kell bevonni az ügyfél-kommunikációba, emiatt többféle hívócsoportra, a mindennapokban működő rendszer átszabására lehet szükség. Ebben szintén grafikus híváslogika tervezőnk nyújthat segítséget, aminek ráadásul nagy előnye, hogy az alapból jól működő ügyfélszolgálati rendszeredet simán lementheted benne, hogy később egyetlen kattintással visszatérhess hozzá.

Ütemezett átirányítás, az őrület elkerülésére

Oké, az előbb kicsit talán könnyen túlléptünk az ünnepi beosztás megszervezésének nehézségein. A nyitvatartás, a hívásfogadásban részvevő kollégák névsora vagy a kapcsolási rend ilyenkor akár naponta is változhat, ennek beállítása és folytonos átalakítása pedig az őrület szélére sodorhat a rohanás közepette. Ennek elkerülésére ajánljuk az ütemezett átirányítást, ami segít, hogy minden percet egyszerűen megtervezhess: garantáljuk, hogy nincs olyan bonyolult rendszer, amivel ne birkózna meg.

Hangok és hangbejátszás

Nagyon fontos, hogy az ügyfelek megfelelő tájékoztatást kapjanak az ideiglenes változásokról! Persze tudjuk, hogy ilyen rohanós napokon az utolsó ami hiányzik, hogy a kollégák új bejátszókat rögzítsenek a rendszerbe. Szerencsére erre ott van TTS (text-to-speech) megoldásunk, ami AI használatával percek alatt generál néhány sornyi írott szövegből hangbejátszót, amit aztán könnyen a híváslogikádba illeszthetsz.

Emellett apróság, de sokat számíthat, ha ilyenkor egy cég lecseréli várakozó zenéit valamilyen húsvéti témára. Ezt VIPeX rendszerünk egyedi tartászenéivel simán megoldhatod, kellemesebb perceket szerezve a kollégáidra várakozó ügyfeleidnek.

Visszahívás

Sok cég ebben az időszakban nem tudja megoldani a folyamatos hívásfogadást, de még ha ez is a terv, bármilyen igyekezet mellett is előfordulhat, hogy egy-egy hívást elvesztünk. Ekkor nagyon hasznos, ha Call Center felületünkön nyomon tudjuk követni az elveszett hívások listáját, amit kollégáink haladéktalanul, vagy az ünnepi hétvége után egy meghatározott preferencia sorrendjében visszahívhatnak.

Elemezz és tervezz újra

Biztos nem kell mondanunk, de ilyen időszakban egyértelműen előnyödre válik, ha napi szinten követed mi történik az ügyfélszolgálaton. Ebben segít a VIPeX testre szabható Dashboard funkciója, a híváslisták rendszerek elemzése, vagy pl. a CC modul statisztikái. Rendszeres elemzéssel megállapítható, hol vannak a gyenge pontok, ahol erősíteni kell a jobb ügyfélkiszolgálásért.

 

Ha ezekre a dolgokra figyelsz, simán megkönnyítheted a húsvéti időszakot céged számára. Az ügyfelek elégedettebbek, a munkatársak boldogabbak lesznek, ami nagyobb forgalomban és még jobb ügyfélkiszolgálásban fog megmutatkozni.

Ha bármelyik megoldásunk felkeltette az érdeklődésed, ne habozz felkeresni kollégáinkat a +36-1-999-6000 telefonszámon, beszéljük meg, miben segíthetünk neked könnyebbé tenni ezeket a napokat!

 

Zsolt